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Come funziona
Il sabato tipo, ricostruito
Prendiamo un sabato già passato e lo rimettiamo in un'agenda vuota. Se la chat piazza un colore sopra una piega, la configurazione è sbagliata e la correggiamo prima di aprire ai clienti.
Pacchetti e prezzi per le attività piccole sono nel percorso per le piccole imprese su Aziendale.ai.
Squadra
Nome dell'operatore, servizi che fa, pause.
Regola assenze
Ore di preavviso, poltrona liberata in automatico o no, eventuale acconto sul colore.
Sabato di prova
Lo riempi tu con gli appuntamenti della settimana scorsa.
In salone il colore di un'operatrice dura ore, il taglio di un'altra quaranta minuti. L'agenda per persona evita gli accavallamenti. Il promemoria chiede conferma prima che la poltrona resti vuota e, se lo vuoi, la libera quando la conferma non arriva. Non abbiamo ancora un salone tra i clienti: la prova ricostruisce un sabato inventato. Decidi tu operatori, pause e regole per le assenze.
Prima di costruire, guardiamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi
Agenda, messaggi e trasparenza
L'assistente in chat o su WhatsApp dice di essere un'AI e offre il passaggio a una persona del salone, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale. Nome e telefono servono solo per l'appuntamento e restano su server in Europa. Acconti e regole sulle disdette li decidi tu: vanno scritti in modo chiaro prima della prenotazione, nel rispetto del Codice del consumo.
Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi ti assiste, insieme a te.
Per il responsabile IT e la sicurezza
- Dove stanno i dati
- Agenda del salone, preferenze delle clienti e storico dei servizi restano nell'Unione europea, cifrati in transito e a riposo. Ogni salone ha uno spazio separato, con backup propri. Le note del salone non servono ad addestrare modelli. Gli accessi sono nominativi, così sai chi ha aperto l'agenda.
- Come ci colleghiamo ai tuoi sistemi
- Si parte in sola lettura con il calendario o la cassa che usi già: leggiamo posti liberi e anagrafiche. Credenziali revocabili. Creare o spostare un appuntamento è un permesso separato; se lo disattivi, lo storico del salone resta intatto.
- Chi può fare cosa
- Profili: titolare, operatore, reception, sola lettura. Ogni prenotazione, arrivo registrato e messaggio automatico entra nel registro, esportabile per i controlli interni. Se cambia lo staff, i permessi si revocano subito. L'agenda di un salone non è mai visibile a un altro.
- Cosa succede se il modello sbaglia
- Orari e promozioni proposti restano bozze finché non li approvi. Le cancellazioni in blocco chiedono sempre conferma. Se spegni il modulo AI, l'agenda del salone continua a funzionare. Prove automatiche prima di cambiare le regole; il registro mostra chi ha modificato cosa.
- Quali modelli e perché
- Capire richieste di taglio o colore, proporre orari e scrivere i promemoria usano modelli di più fornitori, scelti per ciascun compito. I contratti escludono l'addestramento sui dati delle tue clienti. Il modello si cambia in configurazione, senza rifare il motore degli appuntamenti.
- Cosa firmi
- SLA (Service Level Agreement, tempi di servizio garantiti), nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR (Regolamento UE 2016/679), elenco dei sub-fornitori e uscita con esportazione e cancellazione. Anagrafiche e storico dei servizi ti restano in un formato leggibile. Non abbiamo la certificazione ISO/IEC 27001: è un obiettivo.
- Riferimenti normativi
- GDPR su clienti e promemoria, con informativa sul modulo di prenotazione online. AI Act (Regolamento UE 2024/1689), art. 50, se rispondi con un assistente automatico: dichiarazione di AI e passaggio a una persona. Il registro dà tracciabilità; non sostituiamo il consulente privacy.
Partiamo da un tuo lavoro vero